ビジネス メール 日程 調整 返信。 日程調整の文例 ~日程を再調整する(自社の都合)~(社外メール)

日程調整メールに返信がないとき「催促する」文例5選

ビジネス メール 日程 調整 返信

多国籍なメンバーを集める会議では、参加者の日程調整のメールも、当然、英語ですよね。 そのようなメールはさらっと済ませて、資料の用意や思考に時間を費やしたいものですが、 候補日程を挙げて参加者の日程をすり合わせ、開催日程を決定して会議の案内を発信…という一連の流れに、「英語」で手間取ってしまうことはありませんか? 今回は、ベルリッツのベテラン教師が、実際のビジネスシーンに通用する、日程調整&会議案内の英文メールのリアルな文例をご紹介します。 回答を集めやすい件名の付け方も、ぜひ、この記事を参考にマスターしてください。 例文は、 メールのみでの日程をやりとりはもちろん、グループウェアやオンラインの日程調整ツールを利用するパターンにも対応、さらに、会社のカルチャーに合わせられるよう、カジュアルな表現ときちんとした表現、どちらもカバーしました。 あなたの状況に合う表現を探して、ぜひ使ってみてください。 目次 (1)メールでの回答依頼 Subject: Meeting with Mr Collins Dear Asian Market team members, Good morning, Our Global Sales Manager Mr Collins would like to have a call with us to go over the sales result by area. 23rd Tue 10:00-11:00 24th Wed 15:00-16:00 26th Fri 9:00-10:00 or 14:00-15:00 Best regards, Taro Tanaka 件名:コリンズさんとの会議 アジア市場チームメンバーの皆さま おはようございます。 グローバルセールスマネージャーのコリンズさんが、地域ごとの販売実績の振り返りのため、私たちと電話会議をしたいそうです。 16日火曜日までに、下記日程の皆さんのご都合をお知らせいただけますか? 23日(火)10時~11時 24日(水)15時~16時 26日(金)9時~10時または14時~15時 以上、よろしくお願いします。 田中 太郎• ~ would like to have a call with usは、上長や外部の方などの依頼で会議を招集する際に使える表現です。 (2)グループウェアで設定したスケジュールの確認 Subject: Meeting to decide the concept Dear project members, Good afternoon, As we are all aware, we have been requested to finalize the concept for the new product by the end of this month. So, we need to have another meeting to make the final decision. I hope it that works for you. If this is not convenient for any of you, please let me know. If you would like to invite any additional people, please let me know. Cheers, Eri Suzuki 件名:コンセプト決定会議 プロジェクトメンバーの皆さん こんにちは。 ご承知の通り、私たちは新製品のコンセプトを今月末までに最終化させるよう求められています。 ですから、結論を出すためにもう一回会議をする必要があります。 グループウェアで見たところ全員予定が空いているようだったので、23日(火)の午前10時~11時にミーティングを設定しました。 問題がなければよいのですが。 もしどなたかご都合の合わないときはお知らせください。 ところで、このメールはアキラ、ボブ、チカ、デイヴィッドにお送りしています。 もし他にお誘いしたい方がいましたらお知らせください。 よろしく。 鈴木 絵里• この例文は、チームメンバーでのやや気軽な日程調整を想定しています。 グループウェア上で会議を設定する場合でも、会議の目的と、万が一不都合のあるときはお知らせください、という一文を入れた案内を出すことが効率的な会議運営につながります。 We definitely need another discussion before the end of the month. Please visit URL and fill in the form by Tuesday 16? Best regards, Eri Suzuki 件名:コンセプト決定会議 プロジェクトメンバーの皆さん こんにちは。 新製品のコンセプトを最終決定するミーティングを設定したく、皆さんにご連絡します。 今月末までにもう一度議論する必要があるのは間違いありません。 オンラインの日程調整ツールでフォームを用意しました。 16日火曜日までに、 URLを開いて、そちらから回答していただけますか? 以上、よろしくお願いいたします。 鈴木 絵里• この例文は、チームメンバーでのやや気軽な日程調整を想定しています。 URLには、具体的な調整用のページのURLを入れることを想定しています。 (1)会議室に集まる場合 Subject: Re: Meeting to decide the concept Hello all, Thank you for your prompt response. This is to announce that the concept decision meeting will be held in meeting room 3 from 10:00 a. to 11:00 a. on Tuesday, 23rd January. I look forward to seeing you all then. Best, Eri Suzuki 件名:Re: コンセプト決定会議 こんにちは、皆さん 早速のご回答ありがとうございます。 1月23日火曜日 午前10時から11時まで 3番会議室にてコンセプト決定会議を開催いたします。 皆さんにもうすぐお会いできることを楽しみにしております。 よろしくお願いします。 鈴木 絵里 (2)電話会議・テレビ会議の場合 Subject: Re: Meeting with Mr Collins Dear all, Thank you very much for your replies. Fortunately, Wednesday 24th January works for all of us. Please join the call on xx-xxxx-xxxx at 15:00 3 p. The passcode is 1234. The agenda for the meeting is as follows. Kanto sales results … 15min 2. Kansai sales results … 15min 3. Kyushu sales results … 15min 4. on 24th. If you have any specific topics to discuss, please feel free to let me know. Mr Collins will be happy to share his ideas with you. Kind regards, Taro Tanaka 件名:Re:コリンズさんとの会議 皆さま、ご返信くださりありがとうございました。 幸い、1月24日水曜日は、全員の都合がつくようです。 午後3時にxx-xxxx-xxxxに電話をかけてください。 パスコードは1234です。 会議の議題は以下の通りです。 関東の販売実績 … 15分 2. 関西の販売実績 … 15分 3. 九州の販売実績 … 15分 4. 質疑応答、議論 … 15分 当日使用するスライド一式を、24日の午後1時までに、参加者全員に送ってください。 もし特に議論したい項目があれば、お気軽に私に知らせてください。 コリンズさんは彼の考えを喜んで共有してくれるでしょう。 以上、よろしくお願いします。 田中 太郎 (3)Web会議の場合 Subject: Re: Meeting with Mr Collins Dear all, Thank you very much for your replies. Our meeting is scheduled from 15:00 on Wednesday 24th January. Please access URL a couple of minutes before the meeting is scheduled to start. The passcode is 1234. The agenda of the meeting is: 1. Kanto sales result … 15min 2. Kansai sales result … 15min 3. Kyushu sales result … 15min 4. on 24th. Mr Collins is looking forward to talking with us all then. Kind regards, Taro Tanaka 件名:Re:コリンズさんとの会議 皆さま、ご返信くださりありがとうございました。 私たちの会議を1月24日の15時からに設定いたしました。 時間の数分前になりましたら、 URLにアクセスしてください。 パスコードは1234です。 会議の議題は 1. 関東の販売実績 … 15分 2. 関西の販売実績 … 15分 3. 九州の販売実績 … 15分 4. 質疑応答、議論 … 15分 の予定です。 当日使用する資料やスライドを、24日の午後1時までに共有してください。 コリンズさんは私たちと話すのを楽しみにされています。 以上、よろしくお願いします。 田中 太郎• URLには、具体的な調整用のページのURLを入れることを想定しています。 3.日程調整の結果、会議を再調整する場合 Subject: Reschedule a meeting to decide the concept Hi everyone, Unfortunately, none of the dates I mentioned work for all of us. Do any of the following alternative proposals suit you? Cheers, Eri 件名:コンセプト決定会議リスケ 皆さんこんにちは。 残念ながら、前日お伝えした日程では全員の都合が合うものが一つもありませんでした。 代わりに、以下の提案の中で合うものはないでしょうか? 2月6日(火)10:00~または11:00~または14:00~ で1時間 2月7日(水)14:00~または16:00~ で1時間 1月19日までにご返信いただけるとありがたいです。 よろしく。 絵里 4.会議キャンセル・延期の連絡 Subject: Meeting with Mr Collins postponed Everyone, This is to inform you the sales meeting on 24th has been cancelled due to an urgent schedule change by Mr Collins. Thank you for your understanding. I will send out another e-mail to reschedule the meeting at a later date. Kind regards, Taro Tanaka 件名:コリンズさんとの会議延期 皆さま、 コリンズさんの急な予定変更のため、24日の売上会議はキャンセルになりました。 直前のご連絡で申し訳ありません。 ご理解いただけますと幸いです。 後日、ミーティングを再設定するためのメールを別途お送りします。 以上、よろしくお願いします。 田中 太郎.

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面接日程調整メールへの返信マナー(例文・文面付き)

ビジネス メール 日程 調整 返信

面接日程のやり取りはメールが基本 応募した企業から、面接日程に関するメールが送られてきます。 あなたは、応募先からの「日程通知メール」の正しい返信方法を知っていますか?文面に「返信不要」と書かれていた場合は返信する必要はありませんが、通知メールがあったら時間を空けず、なるべく早く返すのがマナーです。 しかし、「どのように返信すればいいのかわからない」「ビジネスメールの言葉遣いに自信がない」と感じて後回しにしてしまう人が多いのではないでしょうか?そこで今回は、日程通知メールへの正しい返信方法について、例文を交えながらご紹介します。 必ず返信しないといけないの? 応募先の企業から送られてきた面接日程に関するメールのことを、「日程通知メール」と言います。 「返信不要」と書かれていない限りは、必ず返信しましょう。 応募者何百人もの面接スケジュールを組むために、会場や待機場所の確保、面接当日の段取りなど細かなスケジュール調整がおこなう必要があります。 なので、予定の確定が遅くなればなるほど、先方に迷惑を掛かることになるのです。 また、採用担当者たちはあなたの言葉づかい、レスポンスの早さ、相手の立場や状況を考えた書き方ができているかなど。 社会人として、最低限のマナーがあるかどうかを厳しくチェックしている場合があります。 面接日程メールに返信するときのポイント! 就活専用のメールアドレスを作っておく 普段あなたがサイト登録に使っているアドレスとは別に、就活専用のメールアドレスを事前に作っておきましょう。 それは、登録した別サイトからの就活、イベント、セミナー情報やメルマガ配信などで埋もれないようにし、見落とすリスクを避けるためです。 もしも今、恋人の名前、飼っているペットの名前などが入っているメールで企業とやり取りしている場合は、直ちに就活専用の別アドレスを作りましょう。 「非常識」「社会人マナーがなってない」と採用担当者にマイナスイメージを植え付けてしまう可能性もあります。 ユーザー名は自分の名前を入れておく 就活用のメールアドレスには、自分の名前を入れておくといいですよ。 使用するのは、ファーストネーム、ラストネームどちらでも構いません。 企業側は送られてきたメールを見ただけで、誰からの返信なのかがすぐにわかります。 ユーザー名に自分の名前を入れるのは、人事担当者への敬意や立場や状況を考慮した思いやりの気持ちです。 署名を作成する ビジネスマナーの基本として、メールの最後に記載する署名も必ず作成しておきましょう。 氏名、在学中の大学名と学部、電話番号、メールアドレスの4項目は必須です。 氏名の最後に()でひらがな表記を入れておくと、より親切な印象になります。 また、メールアドレスは一番最初にお伝えした就活専用のアドレスを記載してください。 件名は必ず入れる 「面接日程の件につきまして」「面接日程について」という件名を必ず入れてください。 件名入力はビジネスメールの基本です。 採用担当者に関わらず、会社員の受信トレイには1日に何百通という膨大な量のメールが送られてきます。 もし件名がついていない場合、一体何に関してのメールなのか分からない上、自動的に迷惑メールフォルダに振り分けられて気付いてもらえないケースもあります。 こうしたリスクを避けると共に、企業側の状況を考慮して必ず件名は入れるようにしましょう。 返信する時の件名はそのままで 応募先の企業とのやり取りが続くと、件名の前に「Re:」という文字が表示されますよね。 これに対して返信する時は、件名はそのままでいじらず残しておきましょう。 この「Re:」を残しておくことでこれまでのやり取りが表示されるため、採用担当者たちはメール管理しやすくなるんです。 あなたのほかにも、採用担当者がやり取りをしている応募者たちはたくさんいます。 「Re:」が付いた状態での返信は失礼だ、と感じる人もいると思いますが、変更したり新規作成したりせずにそのまま返信してください。 宛名は正式名称 株式会社を(株)有限会社を(有)と略すのは失礼な行為に当たります。 しっかり正式名称を入力して送りましょう。 また、やり取りしている担当者名の記載も忘れずに。 引用返信を使う 企業から日程に関するメールが届いた場合、部分引用で返信しましょう。 例えばこうです。 承知いたしました。 ありがとうございます。 どうぞよろしくお願いいたします。 「承知いたしました。 ありがとうございます。 どうぞよろしくお願いいたします」があなたの返信文です。 引用を用いた返信は、受け取る相手への気遣いや配慮です。 こうして引用で送ることにより、「あ、日程に関する返信だな」とすぐに内容を把握できるほか、気配りができる人と好印象を持ってもらえます。 マナーの正解はひとつではありません。 24時間以内に返信する、件名をつけるなど基本的なマナーを理解した上で、相手の気持ちを考えながら臨機応変に対応したいですね。 面接日程メールへの返信で気をつけるべき点は? 企業の担当者とメールでやり取りをする際、正しい言葉遣いができていますか?間違えやすい言葉や正しい使い方についてご紹介します。 本文の書きはじめは「お世話になっております」 これは、クライアントとのメールのやり取りで必ず使います。 面識のない相手に対しては、必ず「お世話になっております」というフレーズを使いましょう。 たまに「お世話になります。 「お世話になります」は、すでに付き合いのある相手、もしくはこれからお世話になる可能性のある取引先に対して使います。 「かしこまりました」「承知いたしました」 企業から提案された日程に対して意思を伝えるときは「かしこまりました」や「承知いたしました」を使いましょう!「了解しました」と使う人が多くいますが、とてもカジュアルな言い回しのため、目上の人に対して使う言葉としてはふさわしくありません。 受け取った相手から「日本語の使い方も知らないのか」と思われてしまう可能性があります。 本文の表記は統一させる カタカナ、平仮名、漢字の表記を統一させましょう。 ・頂く/いただく ・致します/いたします ・19:00/19:00 メールを送るときに迷うのが、「頂く」と「いただく」どちらの使い方が正しいのかどうか。 実は、漢字と平仮名では明らかな違いがあるんですよ。 「頂く」は、『ご飯を頂く』『コーヒーを頂く』など、食べたり飲んだりといった動詞の謙譲語を表すため、漢字表記はビジネスシーンにおいてはNG。 誰かに何かをしてもらう場合は「いただく」と平仮名にする、ということを覚えておきましょう。 好印象を与えるメールのポイント メールでの言葉づかいも大切ですが、受け取り手の気持ちを考えた書き方をすると、「お、この子のメールは思いやりにあふれている」と好印象を持ってもらえるもの。 そこで、どんな書き方が喜ばれるのか見ていきましょう。 返事はできるだけ早く返す 企業からの返信には、気がついたときに素早く返しましょう。 多くの応募者の面接スケジュールを管理しているため、ひとりでも返信が遅いとなかなか予定を組み立てられません。 しかし、返信が早ければ担当者の負担を減らすことができ、仕事の生産性も上がるもの。 仕事の早さとメールの返信の早さは比例する、と聞いたことがあります。 仕事が早い人ほどメールへの返信が非常に早く、マメでしっかり者が多いと言われているんですよ。 就職すると、クライアントとのメール連絡が多くなります。 1分でも早い方が自分自身の仕事の効率もアップするのではないでしょうか。 内容はわかりやすく簡潔に 伝えたい内容は、わかりやすく簡潔に書きましょう。 少しでも自分の良さをアピールしたくて、自己PRを盛り込んだりダラダラと書いた内容は、読む人がしんどく感じてしまいます。 ひとつのブロックは3〜35行程度で区切って、読みやすさも意識したいものです。 読み手への配慮 忙しい時間を割いて面接の日程を調整してくれる人に対し、相手の事情や状況を理解した書き方を心がけましょう。 相手の質問には必ず返事をして、無駄なやり取りをなくすことを意識してください。 上でも触れたように、多数の応募者のスケジュールを同時に管理しています。 呼んだ相手がわかりやすいかどうか、自分が逆の立場ならどういう内容だったら読みやすいかを意識することが大切です。 「させていただく」や「お」「ご」の使い過ぎに注意しよう! 丁寧な文を意識しすぎて、一文に「させていただく」を何度も使ったり、「お」や「ご」をつけすぎてしまうことってありませんか?私は会社に入社したての頃、「させていただきます」を上司から『読みにくい』と注意を受けたことがありました。 読み手の気持ちを考え、読みやすい文章を意識しましょう! メールへの返信は24時間以内! 企業からの連絡への返信は、24時間以内に済ませましょう。 返信にベストな時間帯は、13時〜14時、16時〜18時。 全員がそうだとは限りませんが、ランチあとはメールを確認してから業務に入る人が多くいます。 そのため、メールに気づいてもらいやすくなるのです。 企業で働いている人たちは、日中は打ち合わせ、商談、資料作成、電話応対などでバタバタしています。 返信が遅くなり、誠に申し訳ございません。 面接日程の件ですが、こちらでは特に希望する時間はございませんので、ご担当者様のご都合のよろしい日時をご指定いただければ幸いです。 お忙しいところお手数をお掛けして申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。 ここで紹介するのは、企業側から指定された日時が可能な場合の返信方法です。 パターン1と2、どちらで返信しても構いません。 このたびは面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 お忙しい中、日程調整していただきまして誠にありがとうございます。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。 日程調整のご連絡をいただきまして、ありがとうございます。 お忙しい中、面接の機会をいただき誠にありがとうございます。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。 このたびは面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 是非、選考に参加させていただきたく存じます。 下記日程はいかがでしょうか。 そのほかの日程も、できるかぎり柔軟に対応いたします。 お忙しいところお手数をおかけし申し訳ありませんが、どうぞよろしくお願いいたします。 不快な印象を与えずに改めて日程を組んでもらえるよう、丁寧な言葉遣い、申し訳ないという気持ちを盛り込みましょう。 このたびは、選考のご連絡をいただき誠にありがとうございます。 ご連絡頂きました日程ですが、 大変申し訳ございません。 あいにく大学の受講日と重なってしまったため、下記日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。 本日は面接の日程を変更していただきたく、ご連絡いたしました。 お忙しいところお手数をおかけし大変申し訳ございません。 どうぞ、よろしくお願い申し上げます。 こちらのスケジューリングミスが原因で、確定していた日時を再度調整してもらうわけです。 常識的に考えれば、担当者に電話をかけて直接謝罪するのが礼儀というもの。 企業はあなたとだけ面接をするわけでも、あなたとだけ日程調整のやり取りをしているわけでもありません。 メールだけでをポンと送って済ませるのではなく、きちんと謝罪して理由を伝え、もう一度調整してもらえるのかどうか誠意を持って対応しましょう。 大学のゼミと日程がかぶった、他の企業の会社説明会の時間とブッキングした、など理由はいろいろあると思いますが、事前に電話しておくだけでも「ちゃんとしている」と好印象になる可能性もありますよ。 企業から面接日程の返信メールが来ない! 日程メールに返信したのに連絡が全然来ない!ということありませんか?来る日も来る日も、メールをチェックしても音沙汰ない場合の具体的なアクションは下記の通りです。 1週間待ってみる まず考えられるのは、担当者が返信を忘れているだけという可能性です。 タスクにまみれて後回しになっていたり、体調不良でしばらく休んでいる、ということも考えられます。 担当者のなかには「すぐに返信してせっかちだと思われるかもしれない」とあえて2〜3日空けてから返信する人もいるようです。 さまざまな理由が考えられるため、不安や焦る気持ちもわかりますが、まずは1週間待ってみましょう。 それでも返信がない場合は電話をかける 1週間待っても変化がない場合は、担当者に電話をかけてその後の具体的な動きはどうなっているのかを確認をしましょう。 その際、相手を急かすような言い方をしたり、返信が遅れていることを責めるような言い方をしないように気をつけてください。 」と、あくまで確認のために連絡したんですよという姿勢で相手を尊重する伝え方を心がけましょう。 10時〜11時、13時〜15時に電話をかける 電話をかける時間は、10時〜11時、13時〜15時が理想です。 就業が開始してすぐの時間帯は、メールの確認や電話応対などでバタバタしている場合が多く、「後ほど折り返します」と言われてしまう場合があるからです。 相手の状況を考えて、企業の就業開始時間を調べてから電話をかけましょう。 上でも触れましたが、13時〜15時の間は午前中の業務がひと段落していることが多いため、電話に出やすくその場で対応してもらえる可能性があります。 とは言えやらなければならない業務は山ほどあるはずです。 端的に丁寧に用件を伝えましょう。 電話での話し方 企業:お電話ありがとうございます。 あなた:お世話になっております。 あなた:お世話になっております。 お忙しいところ大変申し訳ございません。 今、お時間はよろしいでしょうか? 担当者:はい、大丈夫ですよ。 あなた:ありがとうございます。 面接の日程につきましてお伺いしたく、ご連絡させていただきました。 担当者:面接日程の件ですね。 大変お待たせして申し訳ありません。 今、確認いたしますので少々お待ちいただけますでしょうか。 あなた:はい。 お手数おかけして申し訳ございません。 よろしくお願いいたします。 担当者:お待たせいたしました。 承知いたしました。 お忙しいところ突然ご連絡してしまい、申し訳ございませんでした。 担当者:とんでもございません。 こちらこそ、お待たせしてしまい申し訳ありませんでした。 それでは、当日お会いできることを楽しみにしております。 ご連絡いただきありがとうございました。 失礼いたします。 あなた:ありがとうございました。 それでは失礼いたします。 メールの返信って夜中でも大丈夫?人事に本音を聞いてみた! ここからは、株式会社Branding Engineerで人事採用と広報を担当している根崎結花(ねさき・ゆか)さんにお話を伺っていこうと思います。 即レスの方が話もスムーズですよね。 私も連絡を入れるときは、時間帯に気をつけようと思います。 本日はお話、ありがとうございました! 日程通知メールのやり取りで、ビジネスマナーが問われている 応募企業からの面接日程通知メールでは、レスポンスの早さ、丁寧な言葉遣い、敬語、相手への配慮など、社会人として最低限のマナーがあるかどうかも問われています。 時間を空けずに極力早く返信するためには、就活専用のアドレスを作る、フォルダ分けしておくなど事前準備が必要です。 「あとで返そう!」と後回しにせず24時間以内に返事を送り、日程が合わない場合はこちらから候補日を提示するといった正しい返信方法を身につけておけば、入社した時も外部とのやり取りに役立ちます。 何より、丁寧な言葉遣いや謝罪・感謝を盛り込んだメールは、相手に好印象です。 正しく送って、これからの就職活動をよりスムーズに進めていきたいものですね。

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日程調整の文例 ~日程を再調整する(自社の都合)~(社外メール)

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株式会社BBBの広報部、田中です。 新商品の広報企画に関しまして、 広報戦略等の打ち合わせをお願いしたく存じます。 つきましてはお忙しいところ恐れ入りますが、 下記日程のいずれかで 訪問させていただくことは可能でしょうか。 所要時間は一時間を予定しております。 よろしくお願い申し上げます。 掲題の件、定例の営業会議につきまして 開催日時をお伝えいたします。 開催場所:大崎事務所 4F会議室 ---------------------------------- なお、今月につきましては、 都合により1時間前倒しの日程となっております。 お手数おかけしまして恐縮ですが、 お間違いのないようにお越し願います。 以上、宜しくお願い申し上げます。 営業二部 〇〇 =================== 例文3:面接の日程調整 ================== 件名:【日程調整】二次面接の面接候補日です。 2018年度の新卒採用を受けさせていただいている 〇〇大学の内田と申します。 面接通過のご連絡、誠にありがとうございました。 つきましては二次面接の日程候補日を送らせていただきますので、 ご都合のよろしい日程で組んでいただけたらと思います。 =================== ビジネスマナーを身につけて先方や上司に気を使い、誰でもできる事務処理を「ハイ」と引き受ける毎日。 雑用や地味な仕事の連続で、 本当にやりたい仕事をやらせてもらえないビジネスマンは多いです。 「ほかにやりたい仕事がある」「幅広い経験・知識を積みたい」という気持ちは、特に多い転職のきっかけになっています。 転職はタイミングや時期の影響でも、有利・不利が大きく別れるので、転職予定がなくても「転職を考えること」「転職を知っておくこと」は重要です。 ほかの人の転職のきっかけや転職タイミングが気になるかたは、下記の記事も合わせて読んでみてください。

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